Betriebsprüfung:  Zugriffsrecht der Finanzverwaltung auf Datenverarbeitungssysteme

Bereits mit dem Steuerbereinigungsgesetz 1999 war eine Regelung vorgesehen, die der Finanzverwaltung den Zugriff auf Datenverarbeitungssysteme der Steuerpflichtigen bei Außenprüfungen gestatten sollte. Sie wurde allerdings zu diesem Zeitpunkt noch zurückgestellt. Das Steuersenkungsgesetz ändert die Abgabenordnung (AO) so, dass dieses Zugriffsrecht ab dem 1.1.2002 eingeführt wird.

Die AO schreibt nunmehr vor, dass bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern insbesondere sichergestellt sein muss, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Die AO räumt der Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung ausdrücklich das Recht ein:

  • vor Ort Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen,
  • das Datenverarbeitungssystem des Steuerpflichtigen, also Hard- und Software, zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen,
  • die Daten nach ihrer Vorgabe maschinell auswerten zu lassen, d. h. den Steuerpflichtigen zur technischen Mithilfe zu verpflichten,
  • ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur eigenen Auswertung zur Verfügung zu stellen.
Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

Ein Zugriff auf die Daten der Buchführung außerhalb von Außenprüfungen oder ein sog. Online-Zugriff vom Schreibtisch des Sachbearbeiters ist der Finanzbehörde demnach nicht gestattet.

Bitte beachten Sie: Die rasante technische Entwicklung auf dem Sektor der Datenverarbeitung wird dazu verpflichten, auch auf dem Buchführungssektor – mit Soft- und Hardware – Schritt zu halten. Nachdem für die Außenprüfungen aber die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist – also bis zu zehn Jahren rückwirkend – verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar zu machen sind, muss dieser Forderung Rechnung getragen werden. Es ist daher notwendig, die "alte" Soft- und Hardware zur Verfügung zu haben, wenn eine technische Änderung vorgenommen wird und die "neue" EDV mit der alten Technik nicht mehr arbeiten kann. Das Problem kann insbesondere beim Umstieg von sog. DOS-Programmen auf Windows-Programme entstehen.

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