Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften nutzen verstärkt das Onlinebanking-Verfahren. Kontoauszüge werden daher zunehmend in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Sofern eine elektronische Übermittlung der Kontoauszüge erfolgt, sind diese aufbewahrungspflichtig, da es sich hierbei um originär digitale Dokumente handelt.
Der Ausdruck des elektronischen Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments verstoßen gegen die Aufbewahrungspflichten. Der Ausdruck stellt lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs dar und ist beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht gleichgestellt.
Die ausschließlich digitale Aufbewahrung setzt voraus, dass Sicherheitsverfahren eingesetzt werden und die Verfahren und die vorhandenen Daten den Anforderungen in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit entsprechen.
Die Übermittlung von Kontoumsatzdaten an den Bankkunden in auswertbaren Formaten (z. B. als xls- oder csv-Datei) dient in der Regel der maschinellen Weiterverarbeitung der Umsatzdaten. Die digitale Aufbewahrung lediglich der xls- oder csv-Datei ist nicht ausreichend.
Eine Alternative zu den dargestellten Anforderungen kann die Vorhaltung des Kontoauszugs beim Kreditinstitut mit jederzeitiger Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist sein. Die Beachtung einer ordnungsmäßigen Buchführung liegt in allen Fällen in der Verantwortung des Steuerpflichtigen!
Im Privatkundenbereich besteht – mit Ausnahme der Steuerpflichtigen, bei denen die Summe der positiven Einkünfte mehr als 500.000 € im Kalenderjahr beträgt – keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge.
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